一、新建套賬的注意事項

拿到一套軟件之后,不要急于去安裝和嘗試軟件的各種功能。首先應該是對軟件的使用細則有清晰的了解,應了解該財務軟件的運作流程。然后,按下列程序進行套賬的初始化操作。

1. 在4Fang財務軟件隨身U盤版中,首先應設置一個管理員賬號并設置密碼,此賬號擁有所有的權(quán)限,設置好之后,就可以建立新賬套了。

2. 建立新賬套:選擇好適合自己公司的會計制度,因為4Fang軟件集成了幾十個行業(yè)的會計制度,如果選擇錯了,需要重新創(chuàng)建賬套才可以,在選擇行業(yè)的時候,可以瀏覽設置好的會計科目,看是否適合自己的公司。

3. 選擇會計期間,本軟件支持非自然月為一個會計期間,比如:到每個月的25號為一個會計期間,這個也是確定好了之后就不能更改的。

4. 會計科目設置:可以預先設置好一些明細科目,但之后還是可以繼續(xù)再增加的,可以分10級,每級科目可以增加999個明細,可以預先考慮需要分幾級。

5. 4Fang財務軟件的初始化數(shù)據(jù):年初數(shù)指上年期末數(shù),如果沒有,不填;借方累計和貸方累計一般用于年中開賬的。如果是3月份開賬,那么,借方累計是指1至2月份的借方發(fā)生數(shù),貸方累計指1至2月份的貸方發(fā)生數(shù),期初數(shù)不用填寫,軟件自動計算出來。

6. 軟件中的憑證默認自動審核、自動登賬,只要保存好就出報表,而且在輸入憑證之后,還可以再修改初始化的數(shù)據(jù)。

二、日常核算過程中的注意事項

1. 設置憑證分類,可由用戶自定義憑證的類型,默認有記賬憑證、收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證,憑證類型增減自由,很靈活。當某種類型有憑證時,不能刪除類型。

2. 打印憑證時,如果打印的效果不理想,可以直接在模板里調(diào)整,點打印旁邊的小箭頭就可以調(diào)出模板,修改完成后點保存就可以。

3. 批量打印總賬、明細賬時,需要先試打印單個科目的明細賬,格式正確再進行批量打印,如果格式不正確,可點右上角的設置,直接進入模板調(diào)整頁邊距。

三、套賬之間數(shù)據(jù)共享問題在日常工作中,用一套軟件進行多套賬務的核算是很正常的。于是,這里我們會遇到一些信息重用的問題,比如,總公司和分公司分別核算,用到的是會計科目大都相同,如果這兩套賬都是由一人核算的,那么會計科目大部份都是相同的。在新建第二套賬時,如何將第*套賬中會計科目信息為第二套賬所用,總不可能依次輸入吧?4Fang的財務軟件中為我們提供的相應的解決方案。進入4Fang財務軟件,設置-》會計科目,右下角的導出為XML,選擇所有的內(nèi)容復制,再找到4Fang隨身U盤版軟件的安裝目錄,相應的路徑:\4Fang\wwwroot\template\cn,找到相應行業(yè)的會計模板文件,如:,打開此文件,把內(nèi)容復制到這里。再重新建立第二套賬選擇相同的行業(yè)即可。

四、編制財務報表的問題下面講一下資產(chǎn)負債表的常見問題,比如我們增加了一些一級科目的,那么你會發(fā)現(xiàn),資產(chǎn)負債表是不會平衡的,而這個差額,會剛好是你增加的一級科目的本期發(fā)生數(shù)。這是因為軟件的報表,無法統(tǒng)一到你增加的一級科目的數(shù)據(jù)。其實很簡單,你只要打開資產(chǎn)負債表,點右上角的設置,就會直接彈出模板,可以看到公式,我們直接在相應的欄目里,把增加的一級科目的科目代碼加上去就可以,記得在年初數(shù)和期末數(shù)兩欄里都加上,科目代碼一定要寫在括號里,完成之后,點保存,再打開資產(chǎn)負債表,你就會發(fā)現(xiàn)那個科目的數(shù)據(jù)就體現(xiàn)出來了。

五、數(shù)據(jù)備份與恢復的問題財務數(shù)據(jù)是最重要的數(shù)據(jù),我們不希望外泄,但更不希望丟失。數(shù)據(jù)既然是存儲在U盤里,當然經(jīng)常備份就非常的必要了,備份的位置可以自由選擇,或者再配備一個U盤,專門用來存放備份數(shù)據(jù),總之一定要安全。下面講一下備份和恢復的方法,4Fang軟件的數(shù)據(jù)都是存儲在安裝目錄下的Data文件夾下,直接把整個Data復制一份就可以,如果要還原,就把整個Data還原即可。如果要單獨復制某個企業(yè)的賬,直接進入Data文件夾,里面有以企業(yè)名稱命名的文件,一個年度一個文件。